Evidence majetku poskytuje přehled o tom, jaká zařízení v objektu jsou, kde se nacházejí, v jakém jsou stavu a kdy je čeká revize nebo výměna. Je základem systematické správy.

V moderní správě se majetek eviduje v systému CAFM, který ke každému zařízení drží technické údaje, revizní lhůty, historii servisů a vazbu na smlouvy. Díky tomu nic nezapadne a plánování je předvídatelné.

Kvalitní evidence je podkladem pro plán údržby a revizí, rozpočty i inventarizaci. Bez ní se správa řídí spíše reaktivně — hasí se to, co zrovna hoří.