Případová studie: Stěhování KB


Je jednou z největších českých bank působí na trhu již od roku 1990. Celkem pro Komerční banku pracuje na 8 000 zaměstnanců a provozuje téměř 400 poboček, včetně čtyř velkých budov centrály v Praze.

Od roku 2002 je jejím vlastníkem mezinárodní skupina Société Générale, přičemž Komerční banka patří mezi její nejúspěšnější dceřiné společnosti.

V roce 2016 Komerční banka získala již po páté titul Banka roku.

Jaký byl náš úkol

Bankovní sektor prochází v posledních letech dynamickým vývojem. Do světa finančních služeb razantně vstupují fin-tech start-upy, které od základů mění zvyklosti bankovního světa.

Velké banky musí na tuto skutečnost reagovat. Znamená to nejen inovovat nabízené služby a zavádět nové technologie, ale do značné míry také transformovat celý systém tak, aby banky zůstaly atraktivní jak pro klienty, tak i pro vlastní zaměstnance.

A právě v rámci takové transformace potřebovala Komerční banka kompletně zrekonstruovat centrální budovy na Václavském náměstí a současně přesunout velkou část svých týmů do nové centrály v pražských Stodůlkách. Stála před výzvou přestěhovat 3 000 zaměstnanců ze 150 týmů, některé i vícekrát (celkem přes 5 000 jednotlivých přesunů), současně optimalizovat prostory nábytkem (novým i stávajícím) a navíc musely jak přípravné práce, tak samotné stěhování probíhat za provozu, aniž by byl narušen chod jednotlivých týmů.

V té době jsme již s Komerční bankou několik let spolupracovali na projektech spojených se stěhováním, grafikou a navigací jak v centrálních, tak i pobočkových budovách a také se správou a skladováním vybavení a uměleckých děl. Vzhledem k předchozím zkušenostem si nás banka v roce 2016 vybrala jako spolehlivého partnera i pro projekt optimalizace rozložení svých týmů po centrálních budovách. 

Jak jsme postupovali

Naším úkolem nebylo jen fyzické přemístění předmětů z bodu A do bodu B. Přesun stovek kanceláří a pracovních pozic tak velké společnosti zahrnuje mnohem víc – a my jsme celý přesun kompletně manažersky zajistili. Šlo o projektový management, řízení a koordinaci dodavatelů, organizaci týmů banky i fyzické stěhování.

Naše práce na stěhování konkrétního týmu začala vždy s předstihem plných tří měsíců, kdy jsme na základě informací od banky vytvořili podrobný harmonogram všech činností. Dále jsme zmapovali plánované layouty všech místností včetně rozložení nábytku, umístění zařízení a další nezbytností. Museli jsme také připravit stěhování speciálního majetku, jako jsou trezory nebo čtečky cenných papírů.

Během příprav jsme zajišťovali komunikaci se správou budovy a všemi dodavateli, abychom měli jistotu, že bude v  čas k dispozici nový nábytek, kabeláž i další vybavení a nové prostory tak budou plně připravené pro nastěhování zaměstnanců.

Během samotného fyzického stěhování jsme měli na starosti koordinaci celé akce. Organizovali jsme kontrolní dny, sloužili jako komunikační centrum a provozovali nepřetržitý dispečink, abychom mohli operativně řešit nastalé situace. Naše sklady sloužily k uložení a evidenci nevyužitého nábytku i dalšího materiálu. Dále jsme připravili stěhovací trasy a obstarali potřebné zábory venkovních prostorů.

Pro zrekonstruované prostory pořizovala KB z velké části nový nábytek. S tím souvisely další práce v kompetenci naší společnosti. Především se jednalo o koordinaci dodavatelů nového, ale především vyklizení a likvidaci dosud využívaného nábytku. Během projektu jsme zlikvidovali přes 1 000 kompletních pracovišť, což odpovídá zhruba 2 500 m3 odpadu.

Po úspěšném dokončení celého přesunu však naše práce neskončila. V následujících měsících jsme řešili dodatečné požadavky jednotlivých uživatelů, stejně jako úpravy nábytku, a dodávali jsme další vybavení z našeho depozitáře.

V neposlední řadě jsme pro banku zajistili kompletní zavedení nového majetku do evidenčního systému. Tato činnost zahrnovala fyzické dohledání majetku, polepení evidenčním štítkem klienta, načtení čtečkou na danou lokalitu a následné administrativní zpracování v systému. To vše u cirka osmi až deseti tisíc kusů majetku Komerční banky.

Současně jsme evidovali i nábytek stávající tak, aby zaměstnanci spravující majetek klienta měli stále aktuální přehled, kde se jaký nábytek nachází.

 

Co jsme zvládli

Pro Komerční banku jsme kompletně zajistili přesun tisíců zaměstnanců, velkého množství materiálu a vybavení z tehdejšího hlavního sídla v ulici Na Příkopě na ostatní centrální budovy banky. Obstarali jsme vyklizení a předání původních prostor a zároveň přípravu nových. Součástí stěhování byla úzká spolupráce

se stavebním dodavatelem, který zajišťoval rekonstrukci budovy na Václavském náměstí. Rekonstrukce probíhala postupně, ale nepřetržitě, a proto stěhování zaměstnanců tomu bylo přizpůsobeno. Všechny stěhovací akce probíhaly za provozu, a to většinou mimo pracovní dobu banky tak, aby nebyla pracovní činnost útvarů omezena. Se stěhováním jsme pro banku zajistili i doprovodné práce jako jsou likvidace majetku, evidence nového majetku a převody v systému klienta.

Tři roky trvající komplexní projekt, který zahrnoval koordinaci desítek firem, stovek lidí a značné množství dílčích činností i informací, tak Komerční banka zvládla hladce a v termínu.

  

 

 

HAVARIJNÍ DISPEČINK

pouze pro smluvní klienty