Případová studie: P3


PROFESIONÁLNÍ SPRÁVA BUDOV P3 LOGISTIC PARKS JIŽ OD ROKU 2013

P3 - evropský Top developer průmyslových nemovitostí

P3 Logistic Parks je jedním z pěti největší developerů průmyslových parků v Evropě. V jeho budovách sídlí po celé České republice stovky společností, které je využívají ke skladování, logistickým procesům, výrobě, testování, ale i výzkumu a vývoji. V mnoha z nich mají nájemníci P3 kanceláře a v některých případech v budovách i sídlí. Nejedná se tedy pouze o skladové plochy, ale také v nemalé míře o kancelářské prostory na běžné i top úrovni. Veškeré prostory musí být neustále ve skvělé kondici. O to se stará naše společnost, která spravuje celkem 45 budov P3 po celé České republice.

P3 se od mnoha developerů liší především tím, že své budovy neprodává. Veškeré nemovitosti staví, případně nakupuje, s dlouhodobou vizí vlastníka. Společnost proto řešila hned dva úkoly. Zajistit dlouhodobě profesionální správu svým budovám, a zároveň poskytovat kvalitní služby klientům, kteří budovy denně využívají. Naše společnost proto byla jasnou volbou.

 

Budovy P3 ve správě AWIGO

Pro P3 jsme začali pracovat již v roce 2013, kdy jsme převzali správu parků P3 Prague D1 v Kunicích a P3 Prague D8 ve Zdibech u Prahy. P3 v té době hledala profesionálního spolehlivého správce, který pomůže parky rozvíjet, nájemníkům nabídne širší a kvalitnější služby a zavede elektronizaci dat i samotné správy.

Během prvních let spolupráce jsme klienta přesvědčili, že zajistíme bezproblémový a spolehlivý běžný provoz parků a zároveň zavádíme opatření vedoucí k zásadnímu zlepšení kvality služeb nad běžnou úroveň.

V roce 2015 se české portfolio P3 zásadně rozrostlo díky velké akvizici logistických hal. Během jednoho roku jsme tak společně převzali správu více než 35 budov s téměř 100 klienty po celé zemi.

Unikátní metodika: Profesionalizace, digitalizace, organizace, kontrola, automatizace

Práce pro P3 je specifická tím, že jako správce budov jsme v každodenním kontaktu s jejich klienty. Stáváme se tak prodlouženou rukou a tváří našeho klienta - s tím se pojí velká zodpovědnost.

Hlavními kroky, na které jsme se soustředili, byly profesionalizace služeb a digitalizace procesů. Po převzetí parků do naší správy jsme ihned ve všech objektech zavedli námi vyvíjený softwarový nástroj pro registraci a správu požadavků, elektronické plánování a evidenci revizí. Zavedli jsme také revizní plán. Dříve papírové revize tak nahradila jejich digitální forma, ke které mají klienti stálý přístup.


ORGANIZACE JAKO ZÁKLAD KVALITNÍHO FACILITY MANAGEMENTU

Protože se již přes 10 let staráme o 750 000 m2 průmyslových a 50 000 m2 kancelářských prostor v desítkách budov po celé České republice, kde operují stovky společností, vyvinuli jsme unikátní metodiku technického a organizačního provozu budov a areálů.

INDIVIDUÁLNÍ PÉČE – lokální, flexibilní tým s centrálním řízením a kontrolou

P3 Logistic Parks v České republice tvoří více než 80 budov rozdělených do 16 průmyslových parků. Naše společnost se stará o 45 budov v patnácti parcích, které jsou rozmístěny po celé republice.

V parcích máme 2-3 správce, kteří jsou klientům jednotlivých parků k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Komunikují s property manažery klientů, a jsou zodpovědní za veškeré práce v budovách a koordinaci desítek dodavatelů.

KVALITA A INTERNÍ AUDIT

Správci parku se starají o všechny služby od běžné údržby, přes plnění kontrolního a servisního plánu, až po revizní plán parku. Aby nedocházelo k přetížení správců, chybám či špatným rozhodnutím, soustředíme některé kontrolní a plánovací mechanismy na regionální a centrální úroveň.

Naši lokální správci jsou tak ve spojení s pěti regionálními manažery, kteří jsou zodpovědní za koordinaci týmů ve svém regionu, realizaci a reporting všech služeb i za kontrolu kvality. Regionální manažer v rámci interního auditu pravidelně vyhodnocuje kvalitu práce svého týmu a vytváří zápis, který je klientovi k dispozici.

CENTRÁLNÍ PLÁNOVÁNÍ KLÍČOVÝCH ČINNOSTÍ

Díky centrálnímu řízení úkonů máme přímou kontrolu a zároveň dostatek dat pro vyhodnocování a následnou reakci. Jsme například schopni v reálném čase vyhodnocovat reakční dobu našich dodavatelů, kontrolovat kvalitu vyhotovení revizních zpráv, nebo projektově řídit všechny revizní procesy.

AUTOMATIZACE A REPORTING – garance kvality a přehled

Stejně jako většina moderně řízených facility management společností, i my používáme pro řízení svých činností, jejich reporting a komunikaci s klienty, specializovaný software.

Při jeho vývoji jsme se soustředili především na automatizaci procesů a vytváření workflows. Náš AFM systém neustále vyvíjíme pomocí interního týmu. Pravidelně tak zlepšujeme služby pro naše klienty ve všech segmentech našeho podnikání – od facility managementu a výstavby, přes navigační systémy a grafiku, až po stěhování a depozitář s e-shopem.

Náš centrální facility management tým má k dispozici všechna data ze systému v podobě detailního reportingu. Property manažerům společnosti P3 jsme tak schopni kvantifikovat veškeré úkony spojené s péčí o nájemníky – sledujeme, jak probíhají procesy u jednotlivých nájemníků, kolik požadavků klienti vznáší, jaké náklady na péči generujeme, jaké jsou odezvy dodavatelů, a to na úrovni regionů i jednotlivých zaměstnanců.

 

SLUŽBY

BĚŽNÁ SPRÁVA – každodenní chod budovy

Naši správci jsou v areálu klienta každý den a starají se o běžné provozní záležitosti od kontrol a testování technologií, oprav a údržby, po úklid prostor.

REVIZNÍ PLÁN – klidný spánek pro naše klienty

Pro veškeré budovy, prostory a zařízení zajišťujeme kompletní správu zákonných požadavků. Nejčastěji jde o revize elektro, požárního zajištění budov, vzduchotechniky, klimatizací a BOZP. AWIGO vyhledává pouze spolehlivé realizátory revizí, jejichž ceny jsou korektní a výkon odpovídající. V opačném případě firma hledá jiného spolehlivého partnera.

Revize považujeme za naši silnou stránku. Revizní plán připravujeme minimálně na rok dopředu a vždy jej řešíme s odborníkem, revizním technikem na daný obor, na místě. Nikdy neprovádíme “revize od stolu” a dbáme na to, aby dodavatelé měli zodpovědný přístup k realizaci revize a k vyhotovení příslušné dokumentace. Naše metodika stojí na centrálním plánování revizních plánů pro všechny budovy. Poskytuje kvalitnější vyhodnocování dodavatelů a také prostor ke zvážení, jaké revize zajišťovat lokálními dodavateli a jaké prostřednictvím větších firem s regionálním či celorepublikovým pokrytím. Současně umožňuje srovnání cen a jejich řízení.

Elektronizace revizních zpráv umožňuje klientům nepřetržité nahlížení do revizního plánu a možnost kontroly. Celá řada klientů podléhá auditům, certifikacím kvality a kontrolám z pojišťoven, které dohlížejí a kontrolují správnost vedení dokumentace nejen jejich interního provozu, ale i zajištění chodu budovy. Trvalý elektronický přístup k revizím tak všichni klienti vítají jako posun v kvalitě poskytovaných služeb.

SERVISNÍ PLÁN – zatečení do budovy řešíme dříve, než nastane

Našimi klienty jsou často společnosti, které si nemohou dovolit neplánovaný výpadek provozu. Cílem servisního plánu je proto předcházet poruchám dříve, než vzniknou. Servisní plán je soubor preventivních opatření v podobě čištění střech a střešních vpustí, odtokových žlabů a kanálů, kontrol a výměny filtrů ve vzduchotechnikách, vodovodních řadech a jiných technologiích. Eliminujeme tak rizika běžného provozu budovy a zajišťujeme dobré pracovní prostředí.

Pro všechny součásti budov a technické vybavení, které nepodléhají zákonným revizím, plánujeme dopředu pravidelný servis dle doporučení dodavatelů a zkušeností našeho týmu.

KONTROLNÍ PLÁN – je budova připravena na všechno?

V rámci našeho kontrolního plánu monitorujeme a připravujeme veškeré podpůrné a bezpečnostní systémy chodu budovy. Pravidelně kontrolujeme nouzové osvětlení, stav střechy, kotelny, štěrbinových žlabů a kanálových vpustí.

ZIMNÍ I LETNÍ ÚDRŽBA

U rozsáhlejších areálů s okolním prostranstvím zajišťujeme sekání trávy a úklid prostranství v létě či odklízení sněhu a námrazy v zimě.

SPRÁVA POJISTNÝCH UDÁLOSTÍ

Majetek P3, který spravujeme, má hodnotu stovek milionů korun. P3 vlastní celkem více než sto budov, které se skládají z tisíců součástek od fasád, přes střešní krytinu až po tisíce kilometrů kabelů, potrubí a stovek kusů zařízení. Proto musí být portfolio P3 díky své hodnotě v České republice kvalitně a dostatečně pojištěno; toto pojištění si P3 sjednává a zajišťuje skrze svoji pojišťovnu.

Naše společnost pomáhá s řešením mnoha pojistných událostí. Jedná se přibližně o 150 událostí v hodnotě přes 3,8 milionů korun ročně. Disponujeme týmem lidí, kteří v rámci správy pojistných událostí pro P3 zpracovávají a vedou seznam těchto událostí, a asistují P3 s jejich řešením od prvotního zjištění, zajištění zpracování dokumentace k pojistné události pro pojišťovnu P3, přes komunikaci s pojišťovnou v zastoupení P3 s pravidelným informováním P3 o průběhu řešení pojistných událostí, až po zpracování přijatých výplat pojistného plnění.
Rovněž je důležité, aby bylo pojištěno řádné plnění našich povinností, proto i naše společnost disponuje dostatečnou pojistkou naší odpovědnosti.

KONTROLA STAVBY A REKLAMACE

Jsme experty na správu a péči o budovy. Díky našim zkušeným expertům na výstavbu a řízení staveb rozumíme i konstrukci průmyslových a administrativních budov. Tyto znalosti využíváme pro klienty, kteří mají budovy ve výstavbě. Ovlivňujeme návrh budovy tak, aby péče o ni byla v budoucnosti co nejefektivnější a nejsnazší. Klientům pomáháme i dohledem během výstavby a při převzetí stavby. V neposlední řadě máme na starosti administraci veškeré dokumentace související se stavbou a jejím budoucím provozem. Po převzetí nové budovy řešíme ve jménu klienta veškeré reklamace, které jsou pokryty garancemi dodavatelů.

 

 

HAVARIJNÍ DISPEČINK

pouze pro smluvní klienty