Digitalizace dokumentů: Efektivní archiv a úspora prostoru
Archivy dokumentace často zabírají cenný prostor, který by mohl být využit pro produktivnější účely, nebo za který musíte zbytečně platit nájem. Digitalizace tento problém nejen řeší, ale přináší i zcela novou úroveň flexibility – k vašim dokumentům získáte bezpečný přístup odkudkoliv skrze notebook, tablet nebo chytrý telefon.
Moderní správa archivu s vlastním softwarem
Pro účely správy digitálních dokumentů jsme vyvinuli vlastní intuitivní software, který je navržen pro maximální přehlednost a snadné používání. Naše aplikace splňuje všechny nároky na moderní archivaci: umožňuje rychlé prohlížení, stahování, vytváření logických struktur složek (např. dle budov, projektů či oddělení) a precizní pojmenování souborů pro snadné vyhledávání.
Bezpečnost a ochrana dat jsou pro nás absolutní prioritou. Celý proces digitalizace probíhá pod přísným dohledem a s využitím šifrovaných technologií, aby vaše citlivé informace byly v naprostém bezpečí.
Komplexní logistické zajištění
Díky naší stěhovací divizi nabízíme digitalizaci „na klíč“ bez nutnosti vašeho zapojení do logistiky. Dokumentaci si sami vyzvedneme, bezpečně přepravíme do našeho studia a po skončení procesu ji buď vrátíme na místo, převezeme do nového archivu, nebo zajistíme její certifikovanou skartaci.
Jak probíhá proces digitalizace v AWIGO?
Příprava a strukturování
Zajistíme bezpečný svoz dokumentace oproti předávacímu protokolu. Následně navrhneme a v našem archivním softwaru vytvoříme logickou strukturu složek (např. dle objektů či profesí), která bude přesně odpovídat vašim vnitropodnikovým potřebám.
Odborné zpracování a skenování
Dokumenty připravíme pro skenování – v případě potřeby je rozsvorkujeme či podlepíme a po digitalizaci je uvedeme do původního stavu. Samotné skenování do formátu PDF probíhá na vysokorychlostních zařízeních s ohledem na požadovanou kvalitu a čitelnost i u starších výkresů.
Editace a nahrání do systému
Naskenované dokumenty a výkresy upravíme ve specializovaném softwaru, správně je pojmenujeme a nahrajeme do archivního systému podle dohodnuté struktury. Tím se z papírové složky stává okamžitě dohledatelný digitální soubor.
Finální vypořádání
Po dokončení digitalizace se postaráme o fyzický archiv. Dokumenty vám doručíme zpět, nebo na základě vašeho pokynu zajistíme jejich bezpečnou skartaci v souladu s legislativou o ochraně osobních údajů a důvěrných informací.
Chcete proměnit svůj papírový archiv v moderní digitální kancelář?
