Archivy dokumentace zabírají velké množství prostoru, který by klient v první řadě mohl využít pro jiný účel nebo tento prostor nemusí zbytečně platit. Díky digitalizaci dokumentů nejen uspoří místo, ale současně je možné zajistit přístup k dokumentaci odkudkoliv a sice přes IT zařízení (NTB, telefony, tablet apod.).
Naše společnost má pro tyto účely vlastní vyvinutý software, který je jednoduchý na užívání, přehledný a splňuje vše, co takové procesy vyžadují (prohlížení, stahování, tvorbu složek (např. dle jednotlivých budov, nebo oddělení), pojmenování jednotlivých souborů apod.).
Samozřejmostí je průběh digitalizace s ohledem na maximální bezpečnost a ochranu dat.
Díky naší stěhovací divizi jsme schopni dokumentaci sami vyzvednout a v případě potřeby znovu vrátit na místo určení, zajistit převoz na jiné určené místo nebo rovnou zajistit skartaci.
Postup digitalizace:
- zajistíme svoz dokumentace do našeho studia (převzetí dokumentace oproti podpisu)
- navrhneme / vytvoříme strukturu složek, řazení podle objektů, profesí apod. v archivním SW
- v případě potřeby skenované dokumenty rozsvorkujeme, podlepíme, zajistíme svorkování zpět
- skenování do PDF probíhá s ohledem na potřeby klienta (rychlost, objem, práce s dokumenty apod.)
- úprava naskenovaného dokumentu / výkresu ve vhodném SW, přejmenování dokumentů
- nahrání dokumentů do archivního SW dle vytvořené struktury
- odvoz dokumentace zpět klientovi / zajištění skartace
